Organiser une convention ou un séminaire d’entreprise peut prendre du temps et de l’énergie. Afin de réussir cet événement professionnel, il faut avant tout faire preuve d'organisation et de planification, sans oublier l'animation !
Les clés de la réussite d’un séminaire d’entreprise résident principalement dans le respect strict de la méthodologie suivante. Elle vous garantira à coup sûr la satisfaction des participants.
Méthodologie en 10 points pour organiser un séminaire d’entreprise :
- Ne pas s’y prendre à la dernière minute, anticiper et préparer
- Déterminer la cible et le but du séminaire d’entreprise
- Choisir le lieu de votre événement professionnel suivant ce que vous souhaitez organiser
- Définir et respecter un budget en adéquation avec les prestations attendues
- Déterminer le nombre de participants au séminaire d’entreprise
- Mettre l’accent sur la qualité de la nourriture et des boissons servies
- Autour du repas, organiser de l’animation
- Déterminer la durée du séminaire
- Bien choisir la date de votre manifestation professionnelle
- Déterminer les besoins techniques et logistiques
1) Ne pas s’y prendre à la dernière minute, anticiper et préparer
Si vous êtes au calme et non stressé, vous aurez tout le loisir de choisir au mieux les prestataires et intervenants de votre événement. Vous pourrez planifier et organiser avec eux les moindres détails.
2) Déterminer la cible et le but du séminaire d’entreprise
Analyser précisément le contexte, les enjeux et les participants !
3) Choisir le lieu de votre événement professionnel suivant ce que vous souhaitez organiser
L'établissement doit être adapté au type de manifestation que vous mettez en place. Un lieu original et amusant sera un choix souvent payant. N’oubliez pas de rester en contact permanent avec les gérants de l'établissement choisi.
4) Définir et respecter un budget en adéquation avec les prestations attendues
Négocier les prix en fonctions des prestations.
5) Déterminer le nombre de participants au séminaire d’entreprise Il vous faut connaître le nombre de participants afin d'ajuster le budget et de choisir un établissement adéquat. Lancez donc les invitations en avance en exigeant une réponse rapide.
6) Mettre l’accent sur la qualité de la nourriture et des boissons servies
Lors d'un séminaire d’entreprise, le moment du repas est le point central, il favorise la convivialité et les échanges entre les participants mais cela peut aussi être l'occasion de découvrir une gastronomie originale et inattendue. Le repas est crucial pour réussir votre convention d'entreprise !
7) Autour du repas, organiser de l’animation
Le web regorge d’idées d’activités originales, ludiques et festives ! Ce moment pourra renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion entre vos collaborateurs.
8) Déterminer la durée du séminaire
Il semble que la tendance actuelle veuille que les séminaires soient de plus en plus courts. La durée du séminaire d’entreprise dépend des objectifs que vous souhaitez atteindre !
9) Bien choisir la date de votre manifestation professionnelle
Elle dépendra des disponibilités de chacun, alors pensez à analyser les agendas professionnels et au besoin faites un sondage pour valider une date qui conviendra au plus grand nombre.
10) Déterminer les besoins techniques et logistiques
Pour que l'organisation soit réussie !
Outre la méthodologie, il est important de garder à l'esprit trois points clés : l'organisation doit rester un plaisir, l'imagination doit être présente à chaque étape du séminaire et la rigueur doit caractériser la planification.
Garder à l'esprit que l'humain est au centre d'un séminaire d’entreprise. Il faut donc que chaque personne se sente importante, respectée et appréciée. Pour ceci il est important de créer du lien social, une interaction entre les participants qu'ils soient internes ou externes à l'entreprise. Lorsque nous évoquons le terme de séminaire, c'est pour parler d'un événement qui a un message à transmettre, un but à atteindre. Pensez donc intelligemment et subtilement à la façon de faire passer ce message et de donner du sens à ce moment. Si vous prenez du plaisir pendant l'organisation, cela se ressentira au moment du séminaire. Il faut donc mettre en scène la motivation et la conviction tout en trouvant les éléments qui feront de ce moment un événement extraordinaire pour les participants. Laissez parler votre expertise et votre expérience.
Pour ce qui est de l'imagination, il faut tout d'abord s'imprégner de la culture d'entreprise et de son histoire. Particulièrement en ce qui concerne les séminaires précédents. Renseignez-vous sur les réussites et les échecs des années passées auprès des collaborateurs de l'entreprise. Prenez donc votre temps et aidez-vous des outils, méthodes et idées mis à votre disposition par myLodgEvent.com. Mais afin de créer un séminaire d’entreprise spécial, il faut que vous apportiez votre touche personnelle.
La rigueur est primordiale afin de respecter son budget initial, mais ne négligez pas la qualité. Il vous faut tester les prestations aussi bien des restaurants, des hôtels et des animateurs.
Vous l'avez donc bien compris, l'organisation d'un séminaire d'entreprise doit se travailler selon méthode et créativité.
